Forretningsorden for Vindinge Lokalråd
§ 1
Lokalrådets navn er Vindinge Lokalråd (herefter kaldet Lokalrådet), omfattende Vindinge by med opland.
§ 2 Formål:
- Vindinge Lokalråd, er et forum der virker til fremme for Vindinge som lokalsamfund, således at det til hver en tid er et godt samfund at bo og leve i for alle aldersgrupper.
- Lokalrådet har til formål at være i dialog med politikere, myndigheder og andre om forhold, der er af interesse for borgerne i Vindinge. Lokalrådet kan i den forbindelse tage selvstændige initiativer.
- Lokalrådet er partipolitisk neutralt.
§ 3 Medlemmer:
- Lokalrådet består af lokale foreninger, lokale institutioner og lokale forsyningsselskaber. Hvert medlem kan stille med 1 repræsentant til Lokalrådet.
- Lokalrådet kan i øvrigt afgøre optagelsesønsker fra foreninger eller andre, som falder uden for ovennævnte medlemskreds.
De enkelte medlemmer vælger en person, som derved bliver repræsentant og kontaktperson i Lokalrådet:
- En person kan ikke repræsentere mere end et medlem per møde.
- Hvis en repræsentant flytter fra området, udtræder vedkommende automatisk af lokalrådet. Hvis en repræsentant ønsker at udtræde af lokalrådet er det den enkelte forening, som udpeger en ny repræsentant.
§ 4 Møder
Lokalrådet holder årsmøde i oktober og derudover lokalrådsmøder efter behov.
Årsmøde. Indkaldelse til årsmøde udsendes til medlemmer og annonceres på hjemmesiden med mindst 4 ugers varsel af koordinator. Mødeindkaldelsen skal indeholde forslag til dagsorden. Forslag til yderligere dagsordenpunkter sendes til koordinator med mindst 2 ugers varsel. Koordinator udsender endelig dagsorden senest 1 uge før årsmødet.
Årsmødet er åbent for alle.
Ved årsmøde skal dagsordenen minimum indeholde følgende punkter:
- Godkendelse af dagsorden
- Orientering om det seneste år ved tovholderne
- Nyt fra arbejdsgrupper
- Forslag fra fremmødte
- Information, PR og hjemmeside
- Valg af tovholdere, jf. § 7.
- Fastsættelse af dato for næste årsmøde
- Eventuelt
Referat fra årsmøde offentliggøres på Lokalrådets hjemmeside
Lokalrådsmøder. Indkaldelse til lokalrådsmøde udsendes med mindst 2 ugers varsel af koordinator. Mødeindkaldelsen skal indeholde forslag til dagsorden. Forslag til yderligere dagsordenpunkter sendes til koordinator, som indpasser det i dagsordenen. Om nødvendigt kan lokalrådsmøder afholdes med kortere varsel.
Tre lokalrådsmedlemmer i forening kan anmode om afholdelse af lokalrådsmøde snarest muligt og under hensyntagen til ferieperioder.
Lokalrådet kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem eller lokalrådet ønsker sagkyndig assistance. Det er dog kun Lokalrådets repræsentanter, som har stemmeret.
Koordinator er mødeleder og blandt de øvrige tovholdere udpeges referent.
Der udarbejdes referat af lokalrådets møder. Referatet sendes på mail til lokalrådets medlemmer til kommentering med kommentarfrist på 2 uger. Såfremt der ikke modtages kommentarer er referatet godkendt. Såfremt der modtages kommentarer, tilpasses referatet til fornyet udsendelse med 1 uges kommentarfrist.
Mødeindkaldelser og godkendte referater rundsendes til medlemmerne og offentliggøres på lokalrådets hjemmeside.
§ 5 Beslutninger
Lokalrådet tilstræber i sit virke at opnå enighed i sagerne via dialog på lokalrådets møder.
Lokalrådet er beslutningsdygtigt, når mødet er lovligt indkaldt jf. § 4. Eventuelle mindretalsholdninger tages til referat.
Beslutning om nedsættelse af arbejdsgrupper til varetagelse af lokalrådets selvstændige initiativer, jf. § 2, skal ske ved enighed blandt de fremmødte på lokalrådsmøde med beskrivelse af arbejdsgruppens formål og mandat.
Lokalrådet er i øvrige sager beslutningsdygtig med det fremmødte antal deltagere ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed tæller koordinators stemme dobbelt.
Lokalrådet udpeger deltagere til dialogforum til og andre tilsvarende mødefora med deltagelse af repræsentanter fra kommune, region, Hedeland m.fl.
Høringssvar
I forbindelse med lokalrådets svar på offentlige høringer tilstræbes at der opnås enighed gennem en grundig proces, som også giver mulighed for mindretalsudtalelser i høringssvar:
- Indhold i evt. høringssvar drøftes på lokalrådsmøde
- Senest 14 dage før høringsfristen rundsendes evt. forslag til høringssvar til lokalrådet til kommentering, rettelse og evt. tilføjelse af mindretalsudtalelser forud for indsendelse
- Eventuelle mindretalsudtalelser indarbejdes i høringssvar
- Senest 7 dage før høringsfristen rundsendes til godkendelse og evt. mindretalsudtalelser revideret forslag til høringssvar, hvor kommentarer og rettelser er indarbejdet med henblik på at opnå størst mulig tilslutning til høringssvaret.
- Eventuelle mindretalsudtalelser indarbejdes i det reviderede høringssvar, og dette fremsendes, såfremt der er generel opbakning til at indsende høringssvaret.
§ 6 Lokalrådets ledelse
Lokalrådet vælger 3 ”tovholdere” for 2 år ad gangen på årsmøderne. 2 personer vælges i lige år, og 1 person i ulige år. Genvalg kan forekomme.
Ved vedtagelse af denne forretningsorden vælges 3 tovholdere, hvoraf 2 er på valg i lige år, og 1 er på valg i ulige år.
Medlemmer af Folketinget, Regionsrådet og Byrådet kan ikke vælges som tovholdere.
Såfremt en tovholder udtræder af lokalrådet foretages suppleringsvalg på førstkommende lokalrådsmøde.
Tovholderne træffer selv beslutning om deres arbejdsform.
Lokalrådet tegnes udadtil af en koordinator. Koordinatoren vælges af tovholderne blandt tovholderne.
Koordinatoren kan udtale sig på vegne af lokalrådet. Koordinatoren er i så tilfælde forpligtet til at holde løbende dialog i det omfang det er muligt med tovholdere og lokalrådet herom.
Øvrige lokalrådsmedlemmer kan ikke udtale sig på lokalrådets vegne.
Der påhviler ikke lokalrådet eller dettes tovholdere nogen personlig hæftelse.
§ 7 Kommunikation
Lokalrådets ledelse har pligt til løbende af holde lokalrådet og byens borgere orienteret om lokalrådets arbejde. Dette skal ske gennem hjemmesiden men ikke via sociale medier.
Det er den enkelte lokalrådsrepræsentants eget ansvar, at orientere i egen forening, institution mv. om lokalrådets arbejde.
§ 8 Økonomi.
Lokalrådet har ingen kasserer og fører ikke årsregnskab, idet der ikke modtages støtte fra Roskilde Kommune m.fl. Eventuelle økonomiske interesser for de enkelte lokalråds medlemmer, henhører under hver enkelt forenings eget regnskab.
Der betales ikke medlemskontingent. Medlemmerne kan give frivillige bidrag, som administreres af tovholderne.
§ 9
Lokalrådets forretningsorden kan kun ændres på et årsmøde, jf. § 4., og dersom mindst to tredjedele af de fremmødte repræsentanter stemmer for ændringsforslaget.
Forretningsordenen er vedtaget på lokalrådsmøde den 30. januar 2019.